Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w firmie

 Dokumentacja pracownicza w firmie

Dokumentacja pracownicza w firmie

Kodeks Pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej każdej z osób zatrudnionej w firmie. Akta pracownicze powinny być prowadzone systematycznie i rzetelnie, a dokumentacja podzielona na trzy części, uporządkowana w sposób chronologiczny i ponumerowana. Zaniedbania w tym zakresie lub wykazywanie lekceważącego stosunku do przepisów może przysporzyć kłopotów np. spowodować ukaranie grzywną. Lepiej więc wszystkiego dopilnować – samodzielnie lub korzystając z obsługi kadr i płac w firmie zewnętrznej.

Jakie dokumenty należy przechowywać w aktach pracowniczych?

Jak już wspomniano, akta pracownicze należy podzielić na trzy części. W części A gromadzi się dokumenty rekrutacyjne, część B zawiera dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz jego przebieg, natomiast część C obejmuje wszelkie dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy.

Mając na względzie taki podział, część A powinna zawierać:

  • kwestionariusz osobowy kandydata ubiegającego się o pracę
  • świadectwa pracy lub inne pisma potwierdzające poprzednie okresy zatrudnienia
  • dokumenty poświadczające kwalifikacje, umiejętności i osiągnięcia zawodowe
  • orzeczenie o braku przeciwwskazań do podjęcia pracy na danym stanowisku
  • dokumenty uprawniające do korzystania z pewnych uprawnień wynikających ze stosunku pracy
  • zaświadczenie o równoległej pracy dla innego podmiotu
  • w przypadku osób niepełnoletnich – metrykę urodzenia i świadectwo ukończenia szkoły
  • dodatkowe dokumenty, takie jak orzeczenie o niekaralności lub zgoda na zatrudnienie osoby małoletniej.

W części B należy umieścić:

  • umowę, a jeśli nie została ona sporządzona na piśmie, to dokument określający rodzaj współpracy i jej warunki
  • potwierdzenie zapoznania się pracownika z obowiązującymi w firmie: regulaminem, przepisami BHP, obwieszczeniem dotyczącym czasu pracy
  • kopię zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP
  • zgodę na przelewanie pensji na rachunek bankowy
  • zaświadczenie o zamiarze korzystania z przysługującej opieki na dziecko
  • pisma związane z przyznaniem nagród, wyróżnień, kar, dotyczące udzielania urlopów
  • wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy
  • umowę o zakazie konkurencji,
  • dokumenty związane z powierzeniem mienia, podnoszeniem kwalifikacji, uczestnictwem w badaniach kontrolnych i okresowych oraz zmianą warunków zatrudnienia
  • wypowiedzenie warunków umowy.

Część C to miejsce na:

  • oświadczenie rozwiązania/wypowiedzenia umowy o pracę
  • wniosek o wydanie świadectwa pracy
  • kopię świadectwa pracy
  • umowę o zakazie konkurencji obowiązującym po ustaniu stosunku pracy
  • dokumenty potwierdzające zajęcie wynagrodzenia w wyniku toczącego się postępowania egzekucyjnego względem pracownika
  • orzeczenie lekarskie o badaniach przeprowadzonych po ustaniu współpracy.

Oprócz akt osobowych pracodawca powinien prowadzić dla każdego pracownika imienną listę wynagrodzenia i pobieranych świadczeń, kartę przydziału odzieży, obuwia i środków ochrony indywidualnej oraz kartę ewidencji czasu pracy, do której należy dołączyć wnioski o udzielenie wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych.

Zakres prac związanych ze sporządzaniem i archiwizowaniem dokumentacji pracowniczej jest bardzo obszerny. Poza tym dopełnienie formalności wymaga czasu, doskonałej znajomości prawa, a także śledzenia aktualnych zmian w ustawodawstwie. Dlatego chociażby ze względu na to, warto powierzyć prowadzenie dokumentacji pracowniczej firmie świadczącej usługi kadrowo-płacowe lub zatrudnić własną księgową.