Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w firmie |

Dokumentacja pracownicza w firmie

Kodeks Pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej każdej z osób zatrudnionej w firmie. Akta pracownicze powinny być prowadzone systematycznie i rzetelnie, a dokumentacja podzielona na trzy części, uporządkowana w sposób chronologiczny i ponumerowana. Zaniedbania w tym zakresie lub wykazywanie lekceważącego stosunku do przepisów może przysporzyć kłopotów np. spowodować ukaranie grzywną. Lepiej więc wszystkiego dopilnować – samodzielnie lub korzystając z obsługi kadr i płac w firmie zewnętrznej.

Jakie dokumenty należy przechowywać w aktach pracowniczych?

Jak już wspomniano, akta pracownicze należy podzielić na trzy części. W części A gromadzi się dokumenty rekrutacyjne, część B zawiera dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz jego przebieg, natomiast część C obejmuje wszelkie dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy.

Mając na względzie taki podział, część A powinna zawierać:

kwestionariusz osobowy kandydata ubiegającego się o pracę
świadectwa pracy lub inne pisma potwierdzające poprzednie okresy zatrudnienia
dokumenty poświadczające kwalifikacje, umiejętności i osiągnięcia zawodowe
orzeczenie o braku przeciwwskazań do podjęcia pracy na danym stanowisku
dokumenty uprawniające do korzystania z pewnych uprawnień wynikających ze stosunku pracy
zaświadczenie o równoległej pracy dla innego podmiotu
w przypadku osób niepełnoletnich – metrykę urodzenia i świadectwo ukończenia szkoły
dodatkowe dokumenty, takie jak orzeczenie o niekaralności lub zgoda na zatrudnienie osoby małoletniej.

W części B należy umieścić:

umowę, a jeśli nie została ona sporządzona na piśmie, to dokument określający rodzaj współpracy i jej warunki
potwierdzenie zapoznania się pracownika z obowiązującymi w firmie: regulaminem, przepisami BHP, obwieszczeniem dotyczącym czasu pracy
kopię zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP
zgodę na przelewanie pensji na rachunek bankowy
zaświadczenie o zamiarze korzystania z przysługującej opieki na dziecko
pisma związane z przyznaniem nagród, wyróżnień, kar, dotyczące udzielania urlopów
wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy
umowę o zakazie konkurencji,
dokumenty związane z powierzeniem mienia, podnoszeniem kwalifikacji, uczestnictwem w badaniach kontrolnych i okresowych oraz zmianą warunków zatrudnienia
wypowiedzenie warunków umowy.

Część C to miejsce na:

oświadczenie rozwiązania/wypowiedzenia umowy o pracę
wniosek o wydanie świadectwa pracy
kopię świadectwa pracy
umowę o zakazie konkurencji obowiązującym po ustaniu stosunku pracy
dokumenty potwierdzające zajęcie wynagrodzenia w wyniku toczącego się postępowania egzekucyjnego względem pracownika
orzeczenie lekarskie o badaniach przeprowadzonych po ustaniu współpracy.

Oprócz akt osobowych pracodawca powinien prowadzić dla każdego pracownika imienną listę wynagrodzenia i pobieranych świadczeń, kartę przydziału odzieży, obuwia i środków ochrony indywidualnej oraz kartę ewidencji czasu pracy, do której należy dołączyć wnioski o udzielenie wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych.

Zakres prac związanych ze sporządzaniem i archiwizowaniem dokumentacji pracowniczej jest bardzo obszerny. Poza tym dopełnienie formalności wymaga czasu, doskonałej znajomości prawa, a także śledzenia aktualnych zmian w ustawodawstwie. Dlatego chociażby ze względu na to, warto powierzyć prowadzenie dokumentacji pracowniczej firmie świadczącej usługi kadrowo-płacowe lub zatrudnić własną księgową.